การควบคุมงาน (Controlling)

          การควบคุมงาน (Controlling) การควบคุมงานเป็นการตรวจสอบการปฏิบัติงานว่าเป็นไปตาม    แผนและเป้าหมาย หรือข้อตกลงตามที่กำหนดไว้หรือไม่

          วัตถุประสงค์ของการควบคุมงาน ในการควบคุมงานนั้น  มีวัตถุประสงค์สรุปได้ดังนี้

                1 เพื่อสร้างมาตรฐานของงานในองค์การ

2 เพื่อสร้างมาตรฐานในการควบคุมดูแลรักษาและป้องกันทรัพย์สินขององค์การมิให้สูญหาย

                3 เพื่อรักษาและควบคุมคุณภาพของผลผลิตและหรือบริการให้ได้มาตรฐาน

                4 เพื่อให้มีการกำหนดขอบเขตของเจ้าหน้าที่เป็นการเฉพาะเพื่อป้องกันความเสียหาย

5 เพื่อวัดและตรวจสอบความก้าวหน้าของงานตามที่องค์การรับผิดชอบอยู่

                6 เพื่อใช้สำหรับเป็นข้อมูลประกอบการประเมินผลการปฏิบัติงานของบุคลากรในองค์การ

          ประเภทของการควบคุมงาน การควบคุมงานแบ่งได้เป็น 4 ประเภทคือ

                1 การควบคุมด้านปริมาณงาน (Quantity of Work)

2 การควบคุมด้านคุณภาพงาน  (Quanlity of Work)

3 การควบคุมด้านเวลา  (Time of Complete Work)

4 การควบคุมด้านค่าใช้จ่าย  (Cost of Work)

          หลักการในการควบคุมงาน

                1. การควบคุมจะต้องสะท้อน  (Reflect)

2. การควบคุมงานจะต้องรายงานการเบี่ยงเบน (Deviation)

                3. การควบคุมจะต้องเป็นการมองไปข้างหน้า (Foresight)

4. การควบคุมจะต้องสามารถชี้ระบุข้อบกพร่องได้อย่างชัดแจ้ง

                5. การควบคุมจะต้องวัดและทดสอบได้

                6. การควบคุมจะต้องมีลักษณะยืดหยุ่น (Flexibility)

7. การควบคุมจะต้องสะท้อนให้เห็นโครงสร้างขององค์การ (Organization  structure  or  pattern)

                8. การควบคุมจะต้องเป็นไปในลักษณะประหยัด  (Economical)

9. การควบคุมจะต้องเป็นที่เข้าใจแก่ผู้ปฏิบัติ  (Understandable)

               10. การควบคุมจะต้องนำไปสู่การแก้ไขที่ถูกต้อง (Correcataction

          กระบวนการควบคุมงาน จะต้องประกอบด้วยลักษณะสำคัญดังต่อไปนี้

                1 การกำหนดเกณฑ์และมาตรฐานสำหรับการ

                2 มีการวัดหรือนับผลการปฏิบัติงานที่ดำเนินไป

3 การเปรียบเทียบผลงานกับมาตรฐานที่กำหนดไว้

                4 การประเมินผลงาน ขั้นนี้เป็นการพิจารณาคุณค่าของผลงาน

5 ปรับปรุงแก้ไขผลแตกต่างจากเกณฑ์และมาตรฐานให้ถูกต้อง

          มาตรการในการควบคุม

                1 หน่วยงานราชการ เช่น กระทรวง ทบวง กรม อาจใช้มาตรการในการควบคุมงาน

                2 องค์การรัฐวิสาหกิจ  เช่น การใช้ไฟฟ้าฝ่ายผลิตแห่งประเทศไทย และองค์การ ร.ส.พ.

                3 หน่วยงานธุรกิจเอกชน เช่นบริษัท ห้างหุ้นส่วน ห้างสรรพสินค้า ศูนย์การค้า  และร้านค้า

          เทคนิคและวิธีการควบคุมงาน เทคนิคและวิธีการควบคุมงานมีดังนี้

                1 การควบคุมงานโดยงบประมาณ (The budget as a control device)

2 การควบคุมงานโดยใช้เทคนิค  MBO  (Management by Objective as a Control device)

                3 การควบคุมงานโดยใช้ห้องปฏิบัติการ  (Operation room as a Control device)

                4 การควบคุมงานโดยกำหนดมาตรฐานงาน  (Standardization as a Control device)

5 การควบคุมงานโดยวิธีการตรวจเยี่ยม  (Visiting as a Control device)

                6 การควบคุมงานโดยวิธีให้เสนอรายงาน (Reporting as a Control device)

7 การควบคุมงานโดยใช้ PERT

          การประเมินผลการปฏิบัติงาน (Performance Evaluatiun)

                1 การใช้ระบบการเรียงลำดับผลงานด้วยคุณธรรม (Systematic Merit rating Procedures)

                2  การใช้มาตรฐานการปฏิบัติงาน (Performance Standards)

                3  ความเห็นของเพื่อนร่วมงานและผู้ใต้บังคับบัญชา (Peer and  Subordinateratings)

                4 การประเมินค่าโดยกลุ่มหรือคณะกรรมการ (Group or committee appraisal)  

    

การอำนวยการ (Directing)

          การอำนวยการ (Directing) หมายถึง การจัดการของผู้บริหาร หรือผู้มีอำนาจในการสั่งการตามหน้าที่ความรับผิดชอบ ชี้แนะ บุคคล การนิเทศงาน และการติดตามผล เพื่อให้งานดำเนินไปตามแผน หรือเป้าหมายที่กำหนดไว้

องค์ประกอบของการอำนวยการ มี 4 องค์ประกอบ ได้แก่

1. ความเป็นผู้นำเป็นกระบวนการของการสั่งการ และการใช้อิทธิพลต่อกิจกรรมต่างๆ ของสมาชิกในองค์การ ให้ยอมตามเพราะยอมรับในอำนาจที่มาจาก 3 แหล่ง คือ

1) ขนบธรรมเนียมประเพณีที่สืบทอดกันมา

2) อำนาจจากบารมี

3) อำนาจตามกฎหมาย

2. การจูงใจ

มีความสำคัญต่อการสั่งการหรือการอำนวยการ เพราะเกี่ยวกับบุคลากรให้ปฏิบัติงาน จึงจำเป็นต้องมีการจูงใจหรือกระตุ้นให้อยากทำงาน โดยอาศัยหลักธรรมชาติว่ามนุษย์ต้องการ 5 ระดับได้แก่

1) ความต้องการขั้นพื้นฐาน คือปัจจัย 4

2) ความต้องการความมั่นคงปลอดภัย

3) ความต้องการทางสังคม

4) ความต้องการมีเกียรติยศชื่อเสียง

5) ความต้องการประสบความสำเร็จในชีวิต

ดังนั้น ในการสั่งการโดยมีเทคนิคจูงใจด้วย ก่อนจะสั่งการควรขึ้นคำถามก่อนว่า “พอมีเวลาหรือไม่” หรือ “คุณจะช่วยงานนี้ได้ไหม”

3. การติดต่อสื่อสาร

เป็นกระบวนการสำคัญช่วยให้การอำนวยการดำเนินไปได้ด้วยดีมีประสิทธิภาพ มี 2 ลักษณะคือ

1) สื่อสารแบบทางเดียว

2) สื่อสารแบบ 2 ทาง

4. องค์การและการบริหารงานบุคคล จุดมุ่งหมายของนักอำนวยการคือ ความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลและองค์การ ซึ่งต้องการไม่เหมือนกันผู้อำนวยการจึงต้องทำให้เกิดความสมดุลกัน

รูปแบบของการอำนวยการ มี 5 รูปแบบ ได้แก่

1. คำสั่งแบบบังคับ

2. คำสั่งแบบขอร้อง

3. คำสั่งแบบแนะนำหรือโดยปริยาย

4. คำสั่งแบบขอความสมัครใจ

การจัดคนเข้าทำงาน (Staffing)

การจัดหาบุคลากรเข้าทำงาน (Staffing)  ความสำคัญของ “ ทรัพยากรมนุษย์ ” ในองค์การและความจำเป็นในการจัดหาบุคลากรเข้าทำงานในการบริหารงานขององค์การนั้น ความมุ่งหมายหลักคือ การต้องการให้งานบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้อย่างประหยัด มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลอีกทั้งพัฒนาให้ก้าวหน้าทันต่อการเปลี่ยนแปลง สภาพแวดล้อมที่เกี่ยวข้องอยู่เสมอ ซึ่งทรัพยากรพื้นฐานที่สำคัญของการบริหารคือ ทรัพยากรมนุษย์ เงินทุน และวัสดุอุปกรณ์ การจัดหาบุคลากรเข้าทำงานในองค์การ จึงเป็นกระบวนการหนึ่งของนักบริหารที่ต้องดำเนินการต่อจากการวางแผนและการจัดองค์การ กล่าวคือ เมื่อได้มีการวางแผนงาน จัดแบ่งงานและกำหนดโครงสร้างขององค์การแล้ว นักบริหารก็จะต้องทำการจัดหาคนเข้าทำงานตามตำแหน่งต่าง ๆ อย่างเหมาะสม (Put the right man on the right job) “ การจัดหาบุคลากรเข้าทำงาน”

(Staffing) จึงครอบคลุมถึงภารกิจที่เกี่ยวข้องกันเป็นกระบวนการดังต่อไปนี้

1.  การวางแผนกำลังคน

2.  การสรรหาบุคคล

3.  การคัดเลือกบุคคล

4.  การบรรจุแต่งตั้ง

5.  การฝึกอบรมและการพัฒนาบุคคล

6.  การประเมินผลการปฏิบัติงาน

7.  การเปลี่ยนแปลงตำแหน่งงาน

           การวางแผนกำลังคน (Human Resource Planning) หมายถึง การคาดการณ์เกี่ยวกับความต้องการทรัพยากรบุคคลขององค์การทั้งในแง่ปริมาณและคุณภาพ

          วัตถุประสงค์หลักของการวางแผนกำลังคน คือ

1.  เพื่อให้มีทรัพยากรบุคคลทำงานในตำแหน่งต่าง ๆ สมดุลกับปริมาณงานที่ต้องทำในอนาคต

2.  เพื่อตอบสนองต่อความต้องการต่าง ๆ ที่เปลี่ยนแปลงไป

3.  เพื่อใช้ข้อมูลที่ได้จากการวางแผนกำลังคน เป็นประโยชน์ในการบริหารทรัพยากรมนุษย์

          ลักษณะสำคัญของการวางแผนกำลังคน

1.  เป็นงานขั้นแรกของการจัดหาบุคลากร ก่อนที่จะดำเนินการรับคนเข้าทำงาน

2.  เป็นงานที่ผู้บริหารต้องทำ การวิเคราะห์ปริมาณงาน เพื่อคาดคะเนถึงจำนวนงานที่ต้องทำในอนาคต แล้วแปลออกมาเป็นปริมาณคนที่ต้องการ

3.  การวิเคราะห์งาน (Job Analysis) ซึ่งหมายถึง การศึกษาข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวกับงานในตำแหน่งหน้าที่ทุกตำแหน่งในองค์การ โดยศึกษาว่าแต่ละงานมีลักษณะการทำงานหรือกระบวนวิธีการทำงานอย่างไรบ้าง มีขอบเขตความรับผิดชอบแค่ไหน ต้องใช้อุปกรณ์อะไรบ้างในการทำงานนั้นรวมถึงสภาพแวดล้อมในการทำงาน และคุณสมบัติด้านต่าง ๆ ของบุคคลที่เหมาะสมจะทำงาน

4.  คำบรรยายลักษณะงาน (Job Description) เป็นเอกสารที่อธิบายถึงหน้าที่ความรับผิดชอบ วิธีการทำงาน และลักษณะงานของงานแต่ละตำแหน่ง

5.  คำบรรยายคุณสมบัติของบุคคลที่จำเป็นสำหรับงาน (Job Specification) เป็นเอกสารระบุถึงลักษณะส่วนบุคคลที่จำเป็นต้องมีสำหรับการที่จะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพของงานแต่ละตำแหน่ง ซึ่งจะมีรายละเอียดในเรื่องของ เพศ อายุ วุฒิการศึกษา ประสบการณ์ ความสนใจ

การจัดการองค์การ (Organizing)

          การจัดการองค์การ (Organizing) คือการกำหนดโครงสร้างขององค์การอย่างเป็นทางการ  โดยการจัดแบ่งออกเป็นหน่วยงานย่อยต่างๆ  กำหนดอำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละหน่วยงานไว้ให้ชัดเจน  รวมทั้งความสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงานย่อยเหล่านั้น ทั้งนี้  เพื่อให้เอื้อต่อการดำเนินงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การอย่างมีประสิทธิภาพ

          ในปัจจุบันนี้กิจกรรมแบบองค์กรได้ขยายตัวเพิ่มมากขึ้นเป็นลำดับด้วยเหตุผล 4 ประการคือ

1. เงื่อนไขจากสิ่งแวดล้อม เกิดจากการเปลี่ยนแปลงของสังคมวัฒนธรรมชนบท (Rural Culture) มาเป็นสังคมวัฒนธรรมเมือง (Urban Culture) สังคมประเภทนี้จะก่อให้เกิดการอยู่ใกล้ชิดกับบุคลอื่น เกิดความพึ่งพาอาศัยกัน เกิดความขัดแย้งกัน จึงเป็นที่มาของการเกิดขึ้นขององค์กรเพื่อให้องค์กรเป็นเครื่องมือในสร้างความสัมพันธ์ของมนุษย์

2. เงื่อนไขจากมนุษย์มีผลกระทบต่อการสร้างแรงจูงใจให้มนุษย์ก่อตั้งองค์กรใหม่ขึ้นมาที่เกิดจากการเรียนรู้วิธีการในการกำหนดความความสัมพันธ์เพื่อหาผลประโยชน์จากการดำเนินงาน

3. เงื่อนไขจากองค์กร เมื่อมีการตั้งองค์กรในระยะหนึ่งจะเกิดการสร้างวัฒนธรรมในองค์กร จึงก่อให้เกิดการเปลี่ยนไปเรื่อยๆ อย่างต่อเนื่อง ด้วยปรับตัวให้เข้ากับสิ่งแวดล้อมทั้งภายใน และภายนอกองค์กร เพื่อรักษาทรัพยากรของตนไว้

4. เงื่อนไขจากสังคม การเกิดวิวัฒนาการทางสังคมต่างๆ เช่น วิวัฒนาการทางเทคโนโลยี วิวัฒนาการทางการศึกษา รวมถึงการเพิ่มขึ้นของจำนวนประชากรที่มากขึ้น ทำให้ต้องมีการขยายตัวขององค์กร เพื่อสนองความต้องการของมนุษย์ที่เพิ่มมากขึ้น

การวางแผน (Planning)

          การวางแผน (Planning) เป็นการะบวนที่ช่วยกำหนดและตัดสินใจเลือกสิ่งที่จะดำเนินการ และวิธีปฏิบัติในอนาคตเพื่อบรรลุจุดมุ่งหมายหรือวัตถุประสงค์ที่วางไว้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งหมายถึงการทำได้ตามกำหนดเวลาและใช้ทรัพยากรที่มีอยู่จำกัดอย่างคุ้มค่า การวางแผนมีทั้งแบบเชิงรุก (Proactive) และเชิงรับ (Reactive) ซึ่งองค์กรควรมีการจัดทำทั้ง 2 แบบ ขึ้นอยู่กับสถานการณ์และสภาวะทางเศรษฐกิจ ก่อนที่องค์กรจะวางแผนนั้นจำเป็นต้องวิเคราะห์ตนเอง ดังนี้ “ขณะนี้เราอยู่ที่ไหน? เรากำลังจะไปที่ไหน? และเราจะไปถึงที่นั้นได้อย่างไร ? “

           การกำหนดแผนงานที่ดี จะเป็นการช่วยในการตีกรอบความคิดและการดำเนินงานให้อยู่ในขอบเขต ไม่หลงประเด็น ซึ่งจะทำให้เสียเวลาและเสียทรัพยากรไปอย่างเปล่าประโยชน์ ข้อดีของการวางแผนการจัดการไว้ล่วงหน้า ในโลกธุรกิจที่มีความเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา องค์กรควรมีแผนตั้งรับการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้นและส่งผลกระทบต่อความมั่นคงขององค์กร หากเรามีแผนเตรียมพร้อมบุคลากรให้สามารถปรับตัวได้ตามการเปลี่ยนแปลงก็จะทำให้องค์กรอยู่รอดไปได้เป็นการกำหนดกลยุทธ์และแนวทางในการดำเนินงานขององค์กร เป็นการช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้ง่ายและตรงประเด็น สามารถดำเนินงานได้บรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อองค์กรมีทรัพยากรที่จำกัด เช่น เงิน งบประมาณ หรือวัตถุดิบ การดำเนินงานที่มีการวางแผนล่วงหน้าจะลดขั้นตอนที่ผิดพลาดลง มีการประสานงานที่ดี บุคลากรได้รับการสื่อสาร เข้าใจหน้าที่การทำงานของตน ลดการทำงานซ้ำซ้อน ซึ่งเป็นการสิ้นเปลืองทรัพยากร

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับองค์การ

          องค์การ หมายถึงการรวมตัวกันเข้าเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน และร่วมกันทำงานในลักษณะกลุ่มที่มีการรวบรวมทรัพยากร และความพยายามของทุกฝ่ายมาดำเนินการร่วมกันเพื่อให้บรรลุเป้าหมายร่วมกัน
          ลักษณะขององค์การ มีบุคคลอย่างน้อย 2 คนขึ้นไป รวมกันเข้าเป็นกลุ่ม       นั่นคือกลุ่มบุคคลที่มีเป้าหมายร่วมกันโดยมีความเชื่อว่าลำพังคนเดียวไม่สามารถที่จะทำสิ่งต่างๆ ให้ตอบสนองความต้องการของตนได้ ทั้งนี้เพราะการดำเนินการคนเดียวไม่สามารถที่จะทำสิ่งต่างๆ ให้ตอบสนองความต้องการของตนได้ เพราะการดำเนินการคนเดียวขาดพลัง ความสามารถ เวลา และศักยภาพที่จะลงมือปฎิบัติให้กิจกรรมนั้นสำเร็จลุล่วงไป ดังนั้นบุคคลจึงมุ่งแสวงหาความร่วมมือร่วมใจกันเพื่อให้เป้าหมายที่วางไว้สัมฤทธิ์ผลได้ มีโครงสร้างความสัมพันธ์ที่กำหนดขอบข่ายกิจกรรมต่างๆขององค์การในรูปโครงสร้าง องค์การเป็นหน่วยที่เคลื่อนไหว เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ  เพราะองค์การประกอบด้วยปัจเจกชน วิธีดำเนินการ วัตถุประสงค์ และความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลองค์การเป็นหน้าที่ส่วนหนึ่งของการจัดการ โดยมององค์การในรูปของการจัดกิจกรรม หรืองานต่างๆที่มีลักษณะคล้ายคลึงกันเข้าด้วยกัน แบ่งงานกันทำตามความสามารถ โดยมีการกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบ  อำนาจหน้าที่ ความรับผิดชอบและการมอบหมายงาน ให้เหมาะสมกับภารกิจหลักขององค์การเป็นหน้าที่พื้นฐานทางการจัดการ องค์การคือกระบวนการ เป็นการลำดับการทำงานว่าภารกิจใดควรเริ่มก่อนหลัง ซึ่งการทำงานใดๆ หากเป็นไปด้วยความต่อเนื่องจะก่อให้เกิดความรวดเร็ว สมาชิกของกลุ่มจะเต็มใจเข้ามาร่วมกันทำงานเพื่อให้ได้ผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ดังกล่าว
          สาเหตุที่ต้องมีองค์การ มนุษย์ทุกคนมีความต้องการ และซึ่งเป็นความต้องการที่ไม่มีที่สิ้นสุดที่อยากมีการอยู่ดีกินดียิ่งขึ้นไปกว่าแต่ก่อนมนุษย์ทุกคนมีความสามารถจำกัด ทั้งด้านกำลังกายและกำลังความคิด  ซึ่งทำให้แต่ละคนไม่กระทำสิ่งใดๆ ให้สำเร็จลุล่วงได้ด้วยตนเองตามลำพัง
          วัตถุประสงค์ขององค์การ วัตถุประสงค์ทางเศรษฐกิจหรือกำไร กำไรในที่นี้อาจแสดงในรูปตัวเงิน กำไรเป็นเครื่องแสดงให้เห็นถึงความเข้มแข็งหรืออ่อนแอขององค์การ องค์การใดที่มีกำไรสูงแสดงว่าองค์การนั้นกำลังเจริญเติบโตและมีความมั่นคงในทางตรงข้ามถ้าหากกำไรลดต่ำลงแสดงว่าองค์การนั้นกำลังมีปัญหา
วัตถุประสงค์เกี่ยวกับการให้บริการ โดยเฉพาะองค์การที่เป็นของรัฐ การมุ่งจัดทำบริการสาธารณะต่างๆ สนองความต้องการของประชาชน สำหรับองค์การทางธุรกิจก็ได้มีการปรับปรุงวัตถุประสงค์ด้านการมุ่งกำไรสูงสุดมาเป็นการเสริมวัตถุประสงค์เกี่ยวกับการให้บริการเพิ่มขึ้น เพราะปัจจุบันธุรกิจมีแต่การแข่งขันวัตถุประสงค์ด้านสังคม เป็นองค์การภาคราชการเพราะการก่อตัวขององค์การเพื่อจัดบริการต่างๆ สนองความต้องการของประชาชนมุ่งเน้นสร้างความเจริญมั่นคงให้แก่ประเทศชาติ เมื่อพิจารณาสิ่งต่างๆ ที่ล้อมรอบตัวเรา เราสามารถจำแนกองค์การที่อยู่รอบตัวเราเป็น 3 ลักษณะ คือ
 องค์การทางสังคม องค์การทางราชการและองค์การเอกชน